Definisjon av begrepet organ

Generelt

I "Forskrift om offentlege arkiv" § 1-1 heiter det mellom anna: "Den enkelte kommune og fylkeskommune skal fastsetje kva for institusjonar og einingar som eventuelt skal reknast som eigne organ etter forskrifta her". Dette betyr at ein kommune må ta stilling til om den skal betraktas som eitt eller fleire organ i arkivlovens forstand. Kommunens valg her har konsekvensar for arkivansvaret (§ 1-1), journalføringsplikta (§ 2-6) og om det skal utarbeidas ein eller fleire arkivplanar (§ 2-2) i kommunen.

Loven presiserer vidare følgande: "Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tilligg den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jf. kommunelova § 23".

Bruken av begrepet organ i Seljord kommune

På bakgrunn av "Forskifta om offentlig arkiv" §1-1, har Seljord kommune definert seg som eitt organ. Det inneber mellom anna at:

• Seljord kommune har ein arkivplan som gjeld for heile kommuneadministrasjonen
• Seljord kommune har ein arkivleiar som er fagleg ansvarleg for alle arkivdelar i kommunen
• Rådmannen har som administrasjonssjef det øvste overordna ansvaret for alle kommunens arkivdelar

Arkivorganisering

Seljord kommune har postmottak på kommunehuset, lagt til sentralarkivet. Sentralarkivet er plassert under personal- og organisasjonssjefen. Sentralarkivet har ansvar for all sakspost, saker som blir arkivert etter:

• K-kodane. Ytre organ (einingar) har spesialarkiv (som blir arkivert etter til dømes alfabet).
• Seljord kommune nyttar sak/arkivsystemet Ehporte - alle einingane er knytta til dette.
• Helse nyttar Profil, som er eit eige system for klientbehandling. Dette blei knytta til arkivkjerne 01.01.2013? gjennom Prosjektet Visma Samhandling Arkiv.
• Den sentrale arkivtenesta nyttar sak-/arkivsystem som er Noard 5-godkjent, og kommunen arbeider for å få integrasjon mot fleire fagsystem på sikt.

Sakarkiv og fagsystem i Seljord kommune:

Sentralarkiv:

• Saksarkiv (Ehporte)
• Gnr/Bnr (Ehporte)
• Planarkiv (Ehporte)
• Personalarkiv (Ehporte)
• Møtebøker (Ehporte)
• Elevmapper (Ehporte)

Ytre einingar:

• Institusjon og heimetenester (pleie og omsorg, psykisk helse og rus) (Profil)
• Omsorg og kvalifisering (funksjonshemma) (Profil)
• Flyktningtenesta (Visma Flyktning)
• Helsestasjonen (Winmed?)
• Legekontor
• Seljord ungdomsskule (Ehporte)
• Seljord barneskule (Ehporte)
• Flatdal skule (Ehporte)
• Tussejuv barnehage (Ehporte)
• Heddeli barnehage (Ehporte)
• Flatdal barnehage (Ehporte)
• Åmotsdal barnehage (Ehporte)